미국의 직장생활 - 기록의 중요성

한국이나 미국이나 직장생활을 하면서 상당한 시간을 쏟아야 하는 부분이 바로 기록을 남기는 것이다.

보고서, 품의서, 제안서, 공문 등 다양한 서류를 만들 필요도 있고, 이메일을 통해 타인과의 의사소통을 하기도 한다.

또한 사내메신저 등을 이용해 간단한 업무 공유를 하기도 한다.

때로는 이런 기록이 왜 필요할까 하는 귀찮은 생각이 들기도 하지만 이런 기록은 꼭 필요하다.

개인적으로 한국과 미국의 직장생활을 경험하며 느낀 점은 미국에서는 어떤 일에 대한 기록을 남기는 것이 엄청나게 중요하다는 것이다.

미국의 직장생활에서 기록을 하게 되는 가장 큰 두가지는 바로 Documentation 그리고 Email 이다.

1. Documentation

Documentation 이라는 것은 한국말로 문서화작업 정도로 해석할 수 있는데, 회사에서 하는 일련의 업무에 대해 기록을 하는 것이다.

영업/세일즈 사원의 경우, 어떤 물건을 팔았을 때, 거래처/시간/장소/수량/단가 등등 다양한 부분에 대한 정보를 남겨둬야 한다.

프로그래머의 경우, 코딩한 프로그램에 대한 각주를 달고, 프로그램이 어떻게 동작하는지에 대한 매뉴얼, 프로그램을 개발하는 일련의 과정에 대한 작업일지 등을 기록한다.

고객을 직접 만나야 하는 서비스업의 경우에도, 근무시간 중 어떤 일을 했는지 시간 단위나 사건 단위로 반드시 기록을 남기게 된다.

그리고 이런 기록은 회사 관련부서 사람들과 공유하게 된다.

2. Email

위에서 언급한 Documentation 의 연장선에 바로 Email 이 있다.

미국에서 이메일은 매우 중요하고 유용하게 사용된다.

기본적으로 미국의 이메일은 이름.성@회사이름.com 의 형태로 되어있다.

(※ bluesky, gentleman, kisstherain 등 한국에서 많이 사용하는 닉네임 형식의 이메일은 사용하지 않는다.)

작성한 문서를 이메일로 공유하기도 하고, 필요에 따라 CC를 이용해 매니저나 보스에게 증빙을 남긴다.

그리고 이런 이메일은 종종 매우 중요한 역할을 하기도 한다.

<출처 : mtdsalestraining.com>

일례로 어떤 프로젝트를 위해 여러 부서와 팀이 모여 작업을 하게 됐다.

그리고 매니저와의 회의를 통해 각각 필요한 일에 대한 작업지시와 업무분담을 하게 된다.

그런데 모든 팀웍에는 잡음이 생기게 마련이고, 종종 책임회피와 전가로 기분이 상하기도 한다.

이럴 때, Documentation 을 제대로 했다면 상대와의 마찰로 인한 불필요한 마음고생을 줄일 수 있다.

일련의 작업에 대해 정확하게 문서화를 하고 매니저와 보스 그리고 필요한 사람에게 CC를 해놓으면, 완벽한 증빙자료가 생기는 것이다.

만약, 편하다고 전화로만 의사소통을 하거나 직접 이야기를 하고 서류화 하지 않는다면 아무 증거자료도 남지 않게 된다.

어떤 상대와 문제가 생겼을 때, '난 모르는 일' 이라고 잡아떼면 하늘이 노래진다.

미국의 직장인들은 한국처럼 안정적인 고용이 보장되지 않는다.

파리목숨 이라고 해도 과언이 아닌데, 만약 위와 같이 제대로 문서화를 해놓지 않을 경우, 재수없게 책임을 떠안게 되는 경우에는 빼도박도 못하고 해고조치를 당할 수도 있다.

사족으로, 당연한 것이지만 회사 이메일은 회사 소유이므로 사적인 이메일로는 사용하지 않아야 한다.

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